L’externalisation des prestations présente plusieurs avantages de gestion, d’économie et de performance. Les soins de santé sont également concernés, avec le télésecrétariat médical et bien d’autres services qu’il est possible d’externaliser.
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L’accueil téléphonique avec l’option de permanence
La réception des appels est une tâche chronophage et stressante pour le personnel médical. On le remarque dans les hôpitaux, les cliniques et les cabinets dentaires. En revanche, le problème concerne tous les établissements de santé. Les patients appellent toute la journée pour prendre un rendez-vous et demander des informations. Les secrétaires doivent prendre le temps de les répondre, les assister et les orienter vers un praticien. Ils doivent être chaleureux, souriants et faire preuve d’empathie. De plus en plus d’établissements préfèrent externaliser ce service. Ceci afin de libérer leur personnel et augmenter le taux de décrochage téléphonique. Un télésecrétariat médical s’en occupe et peut même assurer la permanence téléphonique. Ainsi, les patients peuvent être assistés en dehors des horaires de travail, le soir ou le week-end. Un praticien peut rester joignable pendant qu’il est absent ou en voyage. Reste à choisir le bon service de téléassistance médicale.
La création et la gestion des dossiers des patients
Puisque l’on parle de tâches chronophages, on ne peut pas négliger la gestion des dossiers médicaux. Ceux-ci sont indispensables pour assurer le suivi administratif et une bonne prise en charge du patient. Un dossier médical comprend les informations d’identification du patient et ses antécédents médicaux. Il contient également les informations liées aux paiements et aux assurances. Toutes ces informations sont aujourd’hui numérisées, mais une version papier est souvent présente. Quelle que soit la pratique adoptée, la gestion des dossiers médicaux est une tâche fastidieuse. Les secrétaires sont d’ailleurs amenées à consulter ces données régulièrement. Les patients peuvent les appeler à tout moment pour obtenir des renseignements. Les praticiens, les autres employés ou des assureurs peuvent aussi les contacter. Déléguer cette tâche à un service de télésecrétariat médical peut être une très bonne idée. Il n’est pas nécessaire de tout externaliser, votre téléassistance peut coopérer avec le secrétariat interne.
La prise de rendez-vous en ligne et par téléphone
Votre secrétariat téléphonique médical peut s’occuper évidemment de la prise de rendez-vous. Or celle-ci ne se fait pas uniquement par téléphone, il y a aussi les plateformes en ligne. De plus en plus de gens préfèrent prendre leurs rendez-vous médicaux sur un site web dédié. C’est plus simple, rapide et demande peu d’interactions. Plusieurs solutions logicielles existent et facilitent la tâche au personnel médical comme aux patients. Citons les prestataires Doctolib, Maiia et Ubicentrex qui sont largement utilisés dans le médical et le paramédical. Ils mettent à disposition des établissements de santé des interfaces ergonomiques et exhaustives, accessibles en ligne. La prise de rendez-vous et la gestion des agendas sont effectivement au cœur des prestations proposées. La bonne nouvelle est que vous pouvez trouver un service de télésecrétariat médical qui intègre facilement ces solutions. Ce qui permet de profiter au maximum de l’externalisation de vos services médicaux.
Les autres missions et tâches du télésecrétariat médical
Les missions d’une télésecrétaire médicale ne se limitent pas à l’accueil téléphonique. Comme vous le savez, les tâches administratives à gérer dans un hôpital ou une clinique sont nombreuses. Il faut prendre les rendez-vous, constituer les dossiers et faire la retranscription des informations. Il faut également gérer les rendez-vous et collaborer avec le reste du personnel. Sans oublier les tâches liées à la comptabilité et aux finances. Tout cela nécessite des recrutements, des équipements matériels et logiciels et des dépenses de gestion. D’ailleurs, les établissements de santé sont amenés à agrandir leur secrétariat au fur et à mesure que leur activité évolue. Une autre option existe, celle de faire appel à un service de téléassistance médicale ou paramédicale. C’est possible de tout confier à ce prestataire ou bien de déléguer quelques tâches. Le choix dépend de votre budget, vos besoins, vos préférences et notamment vos ressources.
Les réclamations gérées par le secrétariat téléphonique
Une grande partie des appels gérés par le secrétariat médical concerne les réclamations. L’assureur et manager des risques Sham présente à ce propos un bilan annuel de la responsabilité civile en établissements de soins. Celui-ci de 2019 indique près de 12 800 réclamations dans les établissements de santé pour un coût global de 220 millions d’euros. Les établissements sociaux et sociaux-médicaux quant à eux ont enregistré plus 3100 réclamations. La gestion des réclamations est loin d’être aisée et vous avez tout intérêt à l’externaliser. Elle nécessite un grand travail administratif pour la vérification des informations et la proposition de solutions. Vous pouvez passer la téléassistance médicale au lieu de déborder le secrétariat sur place. Cela permet également d’accélérer le processus. Les hôpitaux et les cliniques avec une grande clientèle sont particulièrement concernés. Cela dit, toute structure des soins sanitaires peut trouver une offre adaptée à ses besoins.
Le support informatique des établissements de santé
Les services externalisés souvent dans le médical sont les tâches administratives et notamment l’accueil téléphonique. Cela dit, il y a plusieurs autres prestations qu’il est possible d’obtenir en externe. C’est le cas du support informatique (IT) qui est primordial dans tous les secteurs. Le domaine de la santé est de plus en plus digital, exploitant internet, le cloud et différents logiciels. Sans oublier les équipements matériels qui accompagnent cette numérisation. Tout ceci nécessite une installation dans les règles, une gestion durable et de la maintenance. Des tâches qui doivent être confiées à des techniciens spécialisés. Le recrutement d’un personnel adéquat n’est pas toujours la bonne solution. D’ailleurs, ce n’est pas à la portée de tous les établissements de santé. L’externalisation prend donc tout son sens, en passant par un fournisseur de services gérés MSP. Le support informatique est leur expertise, et ils disposent de l’infrastructure numérique appropriée.
La gestion de la chaîne d’approvisionnement
Comme toute autre entreprise, un établissement de santé doit gérer sa chaîne d’approvisionnement. Celle-ci est constituée de trois flux : physiques, d’informations et financiers et/ou administratifs. Les produits physiques incluent les fournitures médicales, les médicaments et les équipements médicaux. Leur gestion implique l’achat, l’inventaire et l’utilisation au quotidien. Les déchets médicaux ne sont pas à négliger non plus. Or les problèmes liés à la gestion de la chaîne d’approvisionnement ne sont pas rares. Ce qui peut gêner le bon déroulement des opérations de soins sanitaires. Les pénuries de médicaments par exemple peuvent retarder les soins et augmenter les erreurs médicales. D’une autre part, une mauvaise gestion de la chaîne d’approvisionnement entraîne des coûts supplémentaires. Pour toutes ces raisons, externaliser ce service est une très bonne idée. Selon vos besoins, vous pouvez confier la tâche à votre télésecrétariat médical. Vous pouvez aussi faire appel à un véritable expert du métier.
Le marketing dans les établissements de santé
Comme toute autre entreprise, les établissements de santé doivent faire du marketing. Il s’agit ici des structures à but lucratif comme les cliniques privées et les cabinets de dentistes. On en trouve dans tous les secteurs du médical et du paramédical. Ce sont des praticiens de la médecine douce, des médecins généralistes, des médecins spécialistes et des chirurgiens. Les thérapeutes de tout genre sont également au menu. Pour tous ces professionnels de la santé, il est important de promouvoir leur activité. Ce qui nécessite de réaliser des campagnes de marketing et procéder à la génération de leads. Un domaine à part entière qui nécessite des compétences spécifiques dans le marketing, la communication, le digital, etc. Passer par un professionnel s’avère indispensable afin de réussir sa stratégie publicitaire.
Les services de laboratoire tels que les analyses
L’externalisation des services de laboratoire n’est pas chose nouvelle. Ce sont souvent les grands hôpitaux publics ou privés qui disposent de leurs propres laboratoires. Pour les autres structures, collaborer avec un prestataire externe est indispensable. Ceci parce que la gestion d’un laboratoire nécessite beaucoup de ressources humaines et matérielles. Lui consacrer un budget suffisant n’est pas à la portée de tous. Ce n’est pas la seule raison qui amène les professionnels de la santé à externaliser les services de laboratoire. Leur but est également d’accéder à une meilleure infrastructure avec des technologies avancées. Ce qui permet d’améliorer la précision des résultats ainsi que les délais. Les analyses de sang, les tests pathologiques et bien d’autres diagnostics sont concernés. De leur part, les laboratoires vont externaliser d’autres services afin de se focaliser sur leur cœur de métier. Les laboratoires d’analyse font partie des clients du télésecrétariat médical.
L’organisation et la gestion d’évènements
Les établissements de santé peuvent organiser différents évènements sur des périodes plus ou moins courtes. Citons les conférences, les congrès médicaux, les formations et les campagnes de sensibilisation. Un hôpital peut programmer des consultations et des interventions médicales gratuites à un moment donné. Ce qui est souvent fait en partenariat avec une association ou une direction publique. Sans oublier les campagnes de dons de sang. Quel que soit l’évènement en question, faire appel à un organisateur tiers est à considérer. Vous trouverez des prestataires spécialisés ou du moins expérimentés dans l’organisation des évènements médicaux.
Le télésecrétariat médical vient en premier lieu lorsqu’il s’agit d’externaliser des services médicaux. Cela dit, il existe plusieurs autres tâches que vous pouvez confier aux autres pour améliorer la gestion de votre activité et mieux maîtriser vos coûts.
