Déléguer du travail à une partie externe est une pratique adoptée et prisée dans tous les secteurs. Dans le cas du médical et du paramédical, le télésecrétariat s’avère particulièrement utile pour mieux gérer son activité et se concentrer sur sa véritable profession. Voici tout ce que vous devez savoir à ce sujet, y compris les principaux avantages de faire appel au télésecrétariat médical ainsi que les critères pour bien choisir votre prestataire.
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Qu’est-ce que c’est que le télésecrétariat médical ?
Le concept du télésecrétariat ou secrétariat à distance existe dans quasiment tous les domaines, dont notamment le médical et le paramédical. Pour ces derniers, il consiste à externaliser le service du secrétariat médical traditionnellement exercé par une ou plusieurs assistants en interne. Ce sont donc des secrétaires externalisés qui s’occupent de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous, de la gestion du calendrier et de plusieurs autres tâches administratives. Le tout se fait à distance, sous les soins d’une structure spécialisée tel un centre d’appel ou une PME à taille humaine, ou encore une secrétaire médicale indépendante. Ce genre de service a vu le jour dans les années 80 pour répondre aux besoins croissants des professionnels de la santé au titre des hôpitaux, cliniques et maisons de santé. L’activité est strictement réglementée afin de protéger les données personnelles des patients, et tous les prestataires qui proposent des services de télésecrétariat doivent respecter des termes bien précis de secret professionnel et de confidentialité, en plus des règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). À titre d’exemple, les répondeurs ne doivent pas contenir d’enregistreurs comme l’exige le Conseil de l’Ordre.
Quels sont les types de prestataires de télésecrétariat médical ?
Comme indiqué précédemment, le télésecrétariat médical et paramédical peut être proposé par un centre d’appel, une petite entreprise ou encore un prestataire indépendant. Ce dernier présente l’avantage de garantir un seul et unique interlocuteur au praticien comme aux patients. Une relation humaine directe se forme entre le client et son ou sa secrétaire médicale qui apprend à mieux le connaître et l’assister avec le temps. En revanche, la disponibilité et la réactivité peuvent être des enjeux réels pour l’assistante médicale à domicile, notamment lorsque sa clientèle s’accroît. Les ressources matérielles peuvent également être limitées, ce qui amène beaucoup de praticiens de la santé à choisir des organisations telles que les call centers qui disposent d’un grand nombre de personnel et plus de ressources logicielles. Les petites entreprises du télésecrétariat médical sont également une option, offrant l’avantage d’un accueil chaleureux et des opérateurs formés de manière adéquate. Chaque solution présente ses avantages et ses inconvénients, il faut donc prendre le temps de bien choisir son service de secrétariat médical à distance en tenant compte des critères expliqués plus loin dans cet article.
Quelles sont les missions d’une secrétaire médicale à distance ?
Depuis l’accueil téléphonique aux tâches administratives comme la saisie et l’archivage, les missions d’une secrétaire médicale à distance sont multiples et diverses. Le premier objectif du télésecrétariat médical ou paramédical est de prendre en charge les appels téléphoniques qui peuvent être fréquents et déranger le praticien pendant son travail. L’assistante médicale à distance peut d’ailleurs répondre aux appels téléphoniques dans des horaires particuliers, par exemple le soir ou pendant les vacances. En ce sens, un prestataire du télésecrétariat médical peut transférer les appels vers la ligne personnelle des médecins, gérer la prise des rendez-vous et filtrer les appels. La gestion d’agenda, la retranscription des rapports médicaux, la saisie de documents et le suivi de dossiers font également partie des missions prises en charge par le télésecrétariat médical. Ce dernier peut venir compléter et faciliter le travail d’une secrétaire traditionnelle sur place comme il peut être combiné à un service de prise de rendez-vous en ligne. Le télésecrétariat doctolib par exemple offre aux praticiens les avantages des deux services, à savoir l’aspect humain et personnalisé du secrétariat à distance ainsi que la praticité de prendre des rendez-vous en ligne. D’ailleurs, Doctolib travaille en partenariat avec des experts du secrétariat médical à distance.
Pourquoi recourir au secrétariat médical à distance ?
Vous comprenez donc que le télésecrétariat médical et paramédical présente plusieurs avantages pour les praticiens quelle que soit leur spécialité. Avant toute chose, il s’agit d’une aide précieuse au quotidien qui est sans doute appréciée vu les emplois du temps chargés des professionnels de la santé. En délégant les appels téléphoniques et plus ou moins de tâches administratives à une assistante médicale, vous pouvez vous concentrer sur le cœur de votre métier qui est de soigner vos patients. Le temps gagné peut aussi être consacré à d’autres activités à forte valeur ajoutée, à savoir le développement de votre business et l’amélioration de vos compétences. Faire appel à une prestation de télésecrétariat peut également vous aider à faire des économies importantes. En effet, il est possible de choisir un service sur-mesure qui est parfaitement adapté à vos besoins. Cela dépend des missions que vous comptez déléguer, des horaires et de la charge de travail en général. Dans tous les cas, cela vous épargne le besoin de recruter du personnel en interne avec toutes les dépenses que cela entraîne : salaire, assurance, matériel, maintenance, etc. Vous pouvez économiser jusqu’à 70 % de votre facture de cette manière.
Qui peut faire appel aux services de télésecrétariat médical ?
Tous les professionnels de la santé peuvent faire appel à un service de télésecrétariat médical. Un grand nombre de clients sont des médecins généralistes puisqu’ils sont consultés par de nombreux patients au quotidien et optent alors pour ce service afin d’éviter le stress des appels téléphoniques et des tâches administratives. Les médecins spécialistes (cardiologues, gynécologues, chirurgiens, etc.) en profitent aussi pour se concentrer sur leur domaine d’expertise et mieux gérer leurs emplois du temps surchargés. Une large partie de la clientèle du secrétariat médical à distance consiste en des professionnels du paramédical : infirmiers, orthophonistes, audioprothésistes, diététiciens, kinésithérapeutes, psychothérapeutes, etc. Sans oublier les praticiens des médecines douces et alternatives, entre autres les thérapeutes holistiques, mais aussi les dentistes et même les vétérinaires. Tous ces professionnels de la santé peuvent faire appel à un service de télésecrétariat médical de manière indépendante, notamment pour leur propre cabinet ou s’ils travaillent en alternance, ou encore dans le cadre d’un établissement avec d’autres praticiens. En effet, le secrétariat médical externalisé s’avère particulièrement utile et efficace pour les hôpitaux, les cliniques, les maisons de retraite, les structures de PMI (Protection Maternelle Infantile), les laboratoires d’analyses et d’autres établissements de santé.
Comment choisir son prestataire de télésecrétariat ?
Afin de trouver le prestataire de télésecrétariat médical idéal, la première étape est de définir vos besoins avec précision. Vous pouvez déléguer plus ou moins de tâches comme la réponse aux appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et la gestion des agendas. Il est même possible de confier des missions liées à la facturation, aux devis et à la comptabilité. En ce qui concerne l’accueil téléphonique, il est important de déterminer les plages horaires durant lesquelles vous avez besoin d’assistance ainsi que les consignes à respecter par les opérateurs. Tous les prestataires ne proposent pas forcément une permanence téléphonique, donc une disponibilité en dehors des horaires de travail et le week-end. Votre spécialité est également à prendre en considération, afin de trouver un service de télésecrétariat médical dont le personnel est formé adéquatement. Ceci afin que votre secrétaire à distance puisse communiquer aisément avec les patients, et les orienter convenablement. Si vous avez besoin de transmettre des consignes complexes aux assistants, assurez-vous que ces derniers soient en mesure de les respecter et de les transmettre aux patients. Il faudra ensuite s’informer sur les tarifs pour les prestations qui vous intéressent et comparer les offres de plusieurs prestataires.
Quels sont les critères d’un bon secrétaire médical ?
Des assistantes indépendantes aux centres d’appel, passant par les entreprises spécialisées, les prestataires du télésecrétariat médical sont multiples et diverses. Comment donc choisir le bon service ? Le critère de base est l’expertise qui comprend la qualification du personnel et l’expérience de la structure dans sa totalité. En effet, il est recommandé de privilégier un expert du secrétariat médical à distance qui dispose des ressources matérielles et humaines nécessaires. Ce qui n’est souvent pas le cas pour des grands call-centers qui travaillent avec des clients de tous les domaines. L’ancienneté est également un critère important, en s’assurant que le prestataire possède une expérience solide sur le terrain et des clients fidèles parmi les professionnels de la santé. Vous pouvez d’ailleurs demander à vos collègues et confrères de vous orienter vers des prestataires, en plus de consulter les avis en ligne sur Google, les forums dédiés et les réseaux sociaux. En ce qui concerne les critères techniques, le temps du décroché téléphonique, la qualité de réponse, la disponibilité et le prix sont autant d’éléments à considérer. Sans oublier l’adaptabilité et la flexibilité qui permettent au prestataire de vous proposer un service personnalisé au maximum, de répondre aux situations urgentes et de s’ajuster à vos besoins en continu. Il ne faut pas hésiter à discuter amplement avec les experts sélectionnés et à poser toutes vos questions.
Faire appel à un service de télésecrétariat médical est une bonne idée afin d’optimiser la gestion de votre activité et vous concentrer sur ce qui importe le plus : soigner vos patients. Reste à choisir le bon prestataire qui répond parfaitement à vos besoins et correspond à votre budget.
